Документы и таможня
Акт приёмки
Документ, фиксирующий результат проверки партии: объём, размеры, сорт, влажность и выявленные несоответствия. Основание для претензии к поставщику.
Также говорят:акт приёма-передачи, акт о расхождениях, inspection report
Акт приёмки — письменная фиксация того, что было обнаружено при проверке партии. Без него претензия к поставщику повисает: через неделю доказать, какой пришла доска, практически невозможно.
Что в нём должно быть
- дата, место и время приёмки;
- участники: кто принимал со стороны покупателя, присутствовал ли представитель продавца;
- реквизиты поставки: контракт, инвойс, упаковочный лист, номер контейнера и пломбы;
- заявленные параметры по документам;
- объём и метод выборки;
- фактические замеры по каждому параметру;
- перечень несоответствий с привязкой к номерам пакетов;
- вывод: принято полностью, принято с замечаниями или отказ.
Как фиксируют замеры
Не «влажность выше нормы», а таблица с конкретными числами:
| № пакета | Параметр | По документам | Факт |
|---|---|---|---|
| 3 | Толщина, мм | 50 | 47–48 |
| 3 | Влажность, % | не более 20 | 24–27 |
| 7 | Сорт | 2 | выпадающие сучки на 6 из 15 досок |
Такая запись работает в споре, общая формулировка — нет.
Фотофиксация
К акту прикладывают фотографии: целая пломба до вскрытия, общий вид загрузки, маркировка пакетов, каждое несоответствие с измерительным инструментом в кадре. Снимки должны позволять соотнести дефект с конкретным пакетом.
Сроки
В контракте стоит прописать срок на предъявление претензии — обычно 5–15 дней с даты выгрузки. По скрытым дефектам (например, внутренняя влажность, которая проявится позже) срок делают длиннее и оговаривают отдельно.
Акт, составленный в одностороннем порядке без уведомления продавца, суды и арбитраж принимают менее охотно. Поэтому в договоре заранее фиксируют порядок: как уведомить продавца, в какой срок он может прислать представителя и что происходит, если не прислал.